INFORME SOBRE CONTROL
EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
PARA:
Doctor. Efraín López Portillo, Gerente
DE:
Juana López Rivera
EL
PROBLEMA:
Por instrucciones de la Gerencia se ha
buscado determinar por qué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta
ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.
ANÁLISIS:
La repetida reclamación y protesta por parte
de algunos empleados, descansa en el sistema de control que se emplea para el
material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor Felipe
Torres. Aunque este empleado es competente,
el método de control actual ocasiona la demora de los documentos que aun no han
sido devueltos al archivo central; sigue en un lento proceso de seguimiento
entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios.
La demora se traduce en horas-hombres
perdidas por que disminuye el ritmo de trabajo y producción en los
Departamentos que dependen del Archivo como fuente del material. La atmósfera en el Departamento de Archivo es
pesada por estos inconvenientes.
SUGERENCIA:
Es evidente que una manera de mejorar el
funcionamiento del Departamento de Archivo para que cumpla sus objetivos, seria
el cambio de su sistema de control. Este
cambio se podría hacer de común acuerdo con el Señor Torres.
Cambios Sugeridos:
a) Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de Requisición por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello se necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario, libere responsabilidad al anterior.
b)
Recomiendo
igualmente, el uso de un archivo de tarjeta de control con guías alfabética correspondiente
a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del
señor Torres le permitirá, de inmediato, reconocer los documentos prestados, así
como la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos
de la empresa.
c)
Aconsejo,
finalmente, ciertas innovaciones en la Tarjeta de Requisición. Adjunto a este informe un ejemplar de la requisición
actual y un bosquejo para su examen y consideración.
CONCLUSIÓN:
Creo sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían
y desaparecerían las cuales de las demoras en el servicio.
Asistente de gerencia
Lima, 5 de mayo de 2012
Leideth T
Elaborado por: LEIDETH TOLOSA
No hay comentarios:
Publicar un comentario