INFORME SOBRE CONTROL
EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
PARA:
Doctor Efraín López Portillo, Gerente
DE:
Juana López R.
EL
PROBLEMA:
Por
instrucciones de la gerencia se ha buscado determinar por que el Departamento
de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar
documentos valiosos y dar información inmediata.
ANÁLISIS:
Las
repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados, descansan
en el sistema de control que se emplea para el material de archivo, que se toma
prestado de la oficina del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es
competente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos
que aun no han sido devueltos al archivo central; siguen un lento proceso de
seguimiento entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios.
La
demora se traduce en horas-hombres pérdidas por que disminuye el ritmo de
trabajo y producción en el departamento que dependen del archivo como fuente de
material. La atmosfera en el Departamento de Archivo es pesada por estos
inconvenientes.
SUGERENCIAS:
Es
evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de
Archivo para que cumplan sus objetivos, seria el cambio de su sistema de
control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor Torres.
Cambio
sugerido:
a. Establecer un sistema
de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos
por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de Requisición
por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello también se necesitaría
el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario,
libere de responsabilidad al anterior.
b. Recomiendo
igualmente, el uso de un archivo de tarjeta de control con guías alfabéticas
correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día.
Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le permitiría, de
inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización
de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.
c. Aconsejo, finalmente,
ciertas innovaciones en la Tarjeta de Requisición. Adjunto a este informe un
ejemplar de la requisición actual y un bosquejo para su examen y consideración.
CONCLUSIÓN:
Creo
sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato en
eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras
actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.
Las
relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las causas de
las demoras en el servicio.
Asistente
de gerencia
Lima,
5 de mayo de 199_
Elaborado Por: Greys Ruiz
No hay comentarios:
Publicar un comentario