jueves, 23 de agosto de 2012


INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO





PARA: Dr. Efraín López Portillo, Gerente



DE: Juana López R.



EL PROBLEMA:

Por instrucciones de la gerencia se ha buscado determinar por que el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.



ANALISIS:

Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplea para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es competente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos que aun no han sido devueltos al archivo central; siguen un lento proceso de seguimiento entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios.


La demora se traduce en horas-hombres pérdidas por que disminuye el ritmo de trabajo y producción en el departamento que dependen del archivo como fuente de material. La atmosfera en el Departamento de Archivo es pesada por estos inconvenientes.



SUGERENCIAS:

Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de Archivo para que cumplan sus objetivos, seria el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor Torres.



Cambio sugerido:

a. Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de Requisición por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello también se necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario, libere de responsabilidad al anterior.


b. Recomiendo igualmente, el uso de un archivo de tarjeta de control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le permitiría, de inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.


c. Aconsejo, finalmente, ciertas innovaciones en la Tarjeta de Requisición. Adjunto a este informe un ejemplar de la requisición actual y un bosquejo para su examen y consideración.



CONCLUSION:

Creo sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.


Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio.



Asistente de gerencia



Lima, 5 de mayo de 199_





Elaborado Por: Maira Montes

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