INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPRTAMENTODE ARCHIVO
PARA:
Dr. Efraín López portillo, Gerente
DE: Juan lopez r.
EL
PROBLEMA:
Por
instrucciones de la gerencia se ha buscado determinar por qué el Departamento
de Archivo no ha cumplido hasta ahora con su verdadero cometido: preservar
documentos valiosos y dar información inmediata.
ANALISIS:
Las
repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados, descansan
en el sistema de control que se emplea para el material de archivo, que se toma
prestado de la oficina del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es
competente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos
que aún no han sido devueltos al archivo central; siguen un lento proceso de
seguimiento entre el departamento de archivo y los diversos usuarios.
La
demora se traduce en horas-hombres perdidas porque disminuye el ritmo de
trabajo y producción en los departamentos que dependen del Archivo como fuente
de material. La atmosfera en el Departamento de Archivo es pesada por estos
inconvenientes
SUGERENCIAS:
Es
evidente que una manera de mejorar el funcionamiento de Archivo para que cumpla
sus objetivos, seria el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría
hacer de común acuerdo con el señor Torres.
Cambios
sugeridos:
a)
Establecer un sistema de control en circuitos mediante el cual los documentos
del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una
tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario, libere de
responsabilidad al anterior.
b)
Recomiendo igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías
alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a
cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le
permitiría, de inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la
rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la
empresa.
c)
Aconsejo, finalmente, cierta innovación en la tarjeta de requisición. Adjunto a
este informe un ejemplar de la requisición actual y un bosquejo para su examen
y consideración.
CONCLUSION:
Creo
sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato en
eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras
actividades de oficinas dependen de una información rápida y completa.
Las
relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecieran las causas de
las demoras en el servicio.
Asistente
de gerencia
Barranquilla,
22 de agosto de 2012
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