INFORME SOBRE CONTROL EN EL
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
PARA: Dr. Efraín López Portillo, Gerente
DE: Juana López R.
EL PROBLEMA:
Por instrucciones
de la Gerencia se ha buscado determinar por qué el Departamento de Archivo no
ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y
dar información inmediata.
ANALISIS:
Las repetidas reclamaciones
y protestas por parte de algunos empelados, descansan en el sistema de control
que se emplea para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina
del señor Felipe torres. Aunque este empelado es competente, el método de
control actual ocasiona la demora de los documentos que aun no han sido
devueltos al archivo central. Siguen un lento proceso de seguimiento entre el
departamento de archivo.
La demora se
traduce en hora-hombre perdida por que disminuye el ritmo de trabajo y
producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de
material. La atmosfera en el departamento de archivo pesada por inconvenientes.
SUGERENCIAS:
Es evidente que una
manera de mejorar el funcionamiento del departamento de archivo para que cumpla
sus objetivos, seria el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría
hacer de común acuerdo con el señor torres.
Cambios Sugeridos:
a)
Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los
documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos
mediante una tarjeta de requisición por el primer usuario y devueltos por el último. para ello también se necesitaría
el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario,
libere de responsabilidad al anterior.
b) Recomiendo igualmente, el uso de un
archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas correspondientes a cada
me, guías numéricas correspondientes a
cada mes. este archivo de tarjetas en el escritorio del señor torres le
permitiría.de inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida
localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.
c)
Aconsejo, finalmente, ciertas
innovaciones en la tarjeta de requisicion.adjunto a este informe un ejemplar de
la requisicion actual y un bosquejo para su examen y consideración.
CONCLUSION:
Creo sinceramente
que el departamento de archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia,
por su gran volumen de operaciones: el
80 por ciento de nuestras actividades de oficina dependen de una información
rápida y completa.
Las relaciones
humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecían las causas de las demoras
en el servicio.
Asistente de
gerencia
Lima, 5 de mayo de
2012
Elaborado por ILEN LÒPEZ
Elaborado por ILEN LÒPEZ
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