domingo, 26 de agosto de 2012

INFORME ILEN LÒPEZ


INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO


PARA:           Dr. Efraín López Portillo, Gerente


DE:                 Juana López R.


EL PROBLEMA:


Por instrucciones de la Gerencia se ha buscado determinar por qué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.


ANALISIS:


Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empelados, descansan en el sistema de control que se emplea para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor Felipe torres. Aunque este empelado es competente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos que aun no han sido devueltos al archivo central. Siguen un lento proceso de seguimiento entre el departamento  de archivo.


La demora se traduce en hora-hombre perdida por que disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material. La atmosfera en el departamento de archivo pesada por inconvenientes.


SUGERENCIAS:


Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del departamento de archivo para que cumpla sus objetivos, seria el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor torres.


Cambios Sugeridos:


a)    Establecer un sistema  de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una tarjeta de requisición por el primer  usuario y devueltos por  el último. para ello también se necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario, libere  de responsabilidad al anterior.

 
b)  Recomiendo igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas correspondientes a cada me, guías numéricas  correspondientes a cada mes. este archivo de tarjetas en el escritorio del señor torres le permitiría.de inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.


c)    Aconsejo, finalmente, ciertas innovaciones en la tarjeta de requisicion.adjunto a este informe un ejemplar de la requisicion actual y un bosquejo para su examen y consideración.


CONCLUSION:

Creo sinceramente que el departamento de archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran  volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.


Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecían las causas de las demoras en el servicio.


Asistente de gerencia


Lima, 5 de mayo de 2012



Elaborado por ILEN LÒPEZ

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