INFORME SOBRE
CONTROL EN EL
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
PARA: Dr.
Efraín López portillo, gerente
DE: Juana López R.
EL
PROBLEMA:
Por instrucciones de la Gerencia se ha buscado determinar por
que el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero
cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.
ANALISIS:
Las repetidas reclamaciones y protestas por
parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplea
para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor
Felipe Torres. Aunque este empleado es competente, el método actual ocasiona la
demora de los documentos que aun no han sido devueltos al archivo central;
siguen un lento proceso de seguimiento entre el departamento de archivo y los
diversos usuarios.
La demora se traduce en horas perdidas porque
disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen
del archivo como fuente de material. La atmosfera en el Departamento de Archivo
es pesada por estos inconvenientes.
SUGERENCIAS:
Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del
Departamento de Archivo para que cumpla sus objetivos, seria el cambio de su
sistema de control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor
Torres.
Cambios sugeridos:
a)
Establecer
un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo,
requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una tarjeta de Requisición
por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello también se necesitaría
el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario,
libere de responsabilidad al anterior.
b)
Recomiendo
igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas
correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día.
Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le permitiría, de
inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización
de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.
c)
Aconsejo,
finalmente, ciertas innovaciones en la tarjeta de requisición. Adjunto a este
informe un ejemplar de la requisición actual y un bosquejo para su examen y
consideración.
CONCLUSION:
Creo sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser
mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el
80por ciento de nuestras actividades de oficina dependen de una información
rápida y completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se
mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio.
Asistente de gerencia
Barranquilla, 21 de agosto de 2012
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