¿ De qué trata la norma técnica colombiana 3397?
OBJETO
esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de memorandos.
concepto
memorando: comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para trasmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.
CLASIFICACIÓN
se clasifica en dos modelos que son:
1. bloque extremo: todas las lineas parten del margen izquierdo.
2. bloque: las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
requisitos
requisitos
MÁRGENES
superior entre 3 cm y 4 cm.
inferior entre 2 cm y 3 cm
lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
ZONAS
zona 1: espacio destinado para ubicar la razón social o logotipo, en caso de tenerlo. sus medidas respectivas son de 14 cm horizontalmente desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
zona 2: espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario estampe el sello de registro o la fecha de recibido del documento.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO
NÚMERO DE REFERENCIA
la numeración es consecutiva según la establece el código de comercio. le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa. se escribe de dos a tres interlineas de la palabra MEMORANDO.
EJEMPLO.
0172
DRH-172
0172
DRH-172
FECHA
los datos del nombre de la ciudad de origen y fecha de envío se escriben de dos a tres interlineas del numero de referencia y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separar con punto.
EJEMPLO.
Santa Fe de Bogotá, 20 de agosto de 1997
ENCABEZAMIENTO
partes del encabezamiento:
PARA: a tres interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayúscula inicial.
DE: a dos interlineas, mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial.
ASUNTO: a dos interlineas, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.
nota: los vocablos PARA, DE y ASUNTO pueden ir impresos o digitados. la información correspondiente se tabula a dos espacios de la palabra asunto.
DELIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE
Se pueden presentar así:
Alternativa 1.
Destinatario. tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente. nombre y cargo, separados por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece su firma. No se trata raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO.
PARA: Doctora Alicia García P., Secretaria General
DE: Guillermo Castro B., Director seccional
ASUNTO: Círculos de calidad
alternativa 2.
Destinatario. tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente . Cargo y dependencia o cargo.
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLOS.
PARA: Señora Claudia Rodríguez O., Secretaria General
DE: Jefe Oficina Jurídica
ASUNTO: Contrato 475
alternativa 3
Destinatario. Cargo y dependencia o cargo.
Remitente. Cargo y dependencia o cargo.
En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLOS.
PARA: Jefe División
DE: Jefe de contabilidad
ASUNTO: Ajustes al Presupuestos
EJEMPLO COMPLETO.
PARA: Doctor Germán A. Fuentes P., Coordinador General de Información y Documentación
en Plásticos
DE: María Clara Calle Bernal, Secretaria General
EJEMPLO ABREVIADO
PARA: Dr. Germán A. Cifuentes P., Coordinador Gral. Inf. y Doc. Plásticos
DE: María Clara Calle B., Secretaría General
REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR
Si la persona a quien se dirige o quien remite, ocupa el cargo en forma provisional se hace la aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E). Seguida de punto.
EJEMPLO.
PARA: Doctor Efdgar Gómez Betancour, Rector
DE: Decano Facultad Ingeniería Civil (E)
ASUNTO
Constituye la síntesis del tema del memorando, expresada en máximo, cuatro palabras con mayúscula inicial.
TEXTO
Características
1. inicia de tres a cuatro interlineas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlinea entre renglones y dos entre párrafos.
2. se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. se expresa en primera persona del singular o del plural.
3. en lo posible se trata de un solo tema por memorando.
4. en los memorandos se utiliza el tratamiento de usted.
5. es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
6. la presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
PÁGINAS SUBSIGUIENTES
se tiene en cuenta lo siguiente:
- se pueden utilizar páginas impresas con el logotipo o razón social de la empresa o hojas en blanco.
- la calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
- el encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra la margen izquierda y el número de la página contra el margen derecho.
DESPEDIDA
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo tanto en el estilo bloque extremo como estilo bloque. presenta dos alternativas:
con la expresión breve seguida de (,) o con frase de cortesía terminada en (.).
EJEMPLOS:
Atentamente,
Agradezco que trasmita esta información al personal de su dependencia.
nota:se usa una de las dos opciones.
REMITENTE
El nombre del remitente se escribe de cuatro a seis interlineas de la despedida, con mayúscula inicial.
En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja, en primer lugar el de mayor jerarquía.
LÍNEAS ESPECIALES
Anexos
a dos interlineas del firmante se anota la palabra Anexos o Anexos, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:) . A dos espacios se anuncia la cantidad., de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo.
EJEMPLOS
Anexo: uno
Anexo: tres (15 hojas, 1 disquete)
Anexo: uno (cinco hojas)
Muy bien esperamos que sigan redactando las cartas con la misma motivación
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